சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் ஆவண எழுத்தர்கள், இடைத்தரகர்கள் மூலம் பொதுமக்களுக்கு இடையூறுகள் எற்படுவதாக பல்வேறு குற்றச்சாட்டுகள் எழுந்து வந்தன. இதையடுத்து இது போன்ற குற்றச்சாட்டுகளைத் தடுக்க பதிவுத்துறை சார்பில் பல்வேறு நடவடிக்கைகள் எடுக்கப்பட்டு வருகிறது.
இதையடுத்து பதிவுத்துறை தலைவர், சார்பதிவாளர்களுக்குச் சுற்றறிக்கை ஒன்றை அனுப்பி உள்ளார். அதில், “சார்பதிவாளர்கள் ஆவண எழுத்தர்களை அழைத்தால் மட்டுமே அலுவலகத்திற்கு வர வேண்டும். மற்றபடி ஆவண எழுத்தர்கள் பதிவு அலுவலகத்தில் நுழையக்கூடாது. இந்த உத்தரவை சார்பதிவாளர்கள் கண்டிப்பாக கடைப்பிடிக்க வேண்டும். இதனை மீறி சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களுக்குள் ஆவணம் எழுத்தர்கள் மற்றும் இடைத்தரகர்களின் செயல்பாடோ, நடமாட்டமோ கண்டறியப்பட்டால் சம்மந்தப்பட்டவர்கள் மீது கடும் நடவடிக்கை எடுக்கப்படும்.
மேலும் இது தொடர்பாக குற்றச்சாட்டு எழுந்தால் ஆவண எழுத்தர்களின் உரிமம் ரத்து செய்யப்படும். இது போன்ற சம்பவங்களைக் கண்காணிக்கத் தவறும் சார்பதிவாளர்கள் மீதும் கடுமையான ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கப்படும். சார்பதிவாளர் அலுவலகங்களில் பொதுமக்கள் அமர்வதற்காக ஒதுக்கப்பட்டுள்ள இடத்தை ஆவணம் எழுத்தர்கள் பயன்படுத்தாமல் இருப்பதை சார்பதிவாளர்கள் உறுதி செய்யவேண்டும். மாவட்டப் பதிவாளர்கள் மற்றும் பதிவுத்துறை மண்டல தலைவர்கள் தங்களது திடீர் ஆய்வுகளின் போது இந்த நடைமுறைகள் பின்பற்றப்படுகிறதா என்பதை உறுதி செய்திட வேண்டும். இந்த சுற்றறிக்கையை ஆவண எழுத்தர்கள் அனைவரும் அறிந்து கொள்ளும் வகையில் சார்பதிவாளர் அலுவலகத்தின் அறிவிப்பு பலகையில் வைக்க வேண்டும் என தமிழகம் முழுவதும் உள்ள சார்பதிவாளர்களுக்கு அறிவுறுத்தப்பட்டுள்ளது” என தெரிவிக்கப்பட்டுள்ளது.